Oleh: Ferdinan Sihombing | 30 Desember 2009

FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN KESEHATAN


Sejalan dengan reformasi dibidang kesehatan melalui paradigma sehat, pelayanan kesehatan di rumah sakit maupun di puskesmas lebih difokuskan pada upaya promosi kesehatan (promotif) dan pencegahan (preventif) dengan tidak mengabaikan upaya kuratif-rehabilitatif.  Selain itu,  pelayanan kesehatan di rumah sakit dan puskesmas bukan hanya kepada individu (pasen), tetapi juga keluarga dan masyarakat, sehingga pelayanan kesehatan yang dilakukan merupakan pelayanan kesehatan yang paripurna (komprehensif dan holistik).

Rumah sakit dan puskesmas merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang pada dasarnya melaksanakan dua jenis pelayanan ; (1) pelayanan kesehatan dan (2) pelayanan  administrasi.  Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan keperawatan. Pelayanan yang dilakukan di rumah sakit meliputi; gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, sedangkan di pukesmas hanya pelayanan; gawat darurat (kearah pertolongan pertama) dan rawat jalan.

Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan, mendorong rumah sakit dan puskesmas melakukan perubahan visi, misi dan strategi dalam melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.  Visi merupakan impian atau cita-cita yang ingin diwujudkan, yang dapat mengantisipasi perubahan yang sedang dan akan terjadi. Apabila suatu organisasi tidak memiliki visi maka perubahan lingkungan yang tidak diduga sebelumnya sering dirasakan sebagai suatu musibah. Sedangkan misi dan strategi dibuat dalam rangka merealisasikan visi yang telah ditetapkan.

Manajemen yang diterapkan di bidang kesehatan, juga mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry, yaitu melalui fungsi-fungsi ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling).

PENGERTIAN MANAJEMEN

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen  menurut pengertian yang pertama itu, kita kemukakan tiga buah definisi.

Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Dalam arti singular (tunggal), disebut manajer. Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.

Apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajemen itu?. Dengan aktivitas manajemen dimaksudkan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah planning, organizing, staffing, dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-unsur manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, merupakan pengertian yang klasik menyebutkan bahwa manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengertian inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen itu adalah “seni”, golongan lain mengatakan bahwa manajemen adalah “ilmu.”

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat, sedangkan manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena/ gejala, kejadian, keadaan, jadi memberikan penjelasan.

Memperhatikan pengertian manajemen yang pertama serta kenyataan bahwa manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen itu dapat diberi definisi sebagai “manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”

Untuk mencapai tujuan para manajer menggunakan apa yang dikenal sebagai 6 M. Dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets. Semuanya disebut sumber daya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia.

Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti planning, organizing, staffing, directing, dan controlling. Disini yang akan dikupas adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan controlling atau dengan istilah lain yaitu: pengawasan dan pengendalian (wasdal).

FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

(a)          penetapan standar pelaksanaan;

(b)         penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c)          pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d)         pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan

(e)          pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Prinsip Pengawasan

  1. Pengawasanyang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
  2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
  3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

  1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
  2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
  3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
  4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
  5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

Proses pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:

  1. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi
  2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
  3. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasa.

  1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
  2. Keuangan
  3. Pelaksanaan program dilapangan
  4. Obyek yang bersifat strategis
  5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Jenis-jenis Pengawasan

  1. Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.
  2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.
  3. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

Prinsip Pokok

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:

  1. Adanya Rencana
  2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

¨            Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

¨            Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

Pengukuran Penampilan Aktual

Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot penyimpangan atau variasi. Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah mungkin ada. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar. Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun kebutuhan untuk bertindak.

Cara untuk membuat perbandingan meliputi:

¨            Historis/relatif/rancang-bangun

¨            Benchmarking

Pengendalian Efektif

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian. Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.

Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian yang baik adalah:

¨            Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨            Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨            Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

SEKIAN

Daftar Pustaka

  1. A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.
  2. Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.
  3. Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders Company.
  4. Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
  5. H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
  6. T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.
About these ads

Responses

  1. makasih materi pengawasan dan pengendalian, ikutan belajar.


Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: